Telepatia w biurze nie działa. Dlatego w zespole liczy się rozmowa, słuchanie i kontekst.

Mit telepatii biurowej

Widziałam reklamę: „Dobry zespół rozumie się bez słów”. No pięknie. Można by wydrukować i powiesić obok motywacyjnego plakatu z napisem Teamwork makes the dream work.

Tylko że w prawdziwym życiu wygląda to mniej więcej tak:

• Ty siedzisz z kubkiem zimnej już kawy i czekasz na maila.
• Kolega jest przekonany, że wszystko ustaliliście wczoraj na czacie (w międzyczasie wysyła ci mema z kotem).
• Szefowa święcie wierzy, że temat padł na ostatnim callu.
• A stażysta… właśnie dowiaduje się, że projekt w ogóle wystartował.

I tak właśnie rodzi się biurowa legenda o „telepatii”. Problem w tym, że ta umiejętność działa tylko w romansach z Netflixa. W zespole liczy się rozmowa, ponieważ domysły i telepatia zawsze kończą się frustracją.

Trzy filary komunikacji w zespole

Żeby zespół nie przypominał lekcji romantyzmu (tej, gdzie wszyscy dopatrują się cierpienia narodów, a autor miał po prostu katar, brak drewna i pusty portfel biednego artysty docenionego dopiero po śmierci), trzeba oprzeć go na trzech filarach komunikacji:

• Rozmawiać – czyli mówić wprost, czego potrzebuję i co robię. Bez nadziei, że ktoś odczyta to z moich min albo z głosu konającej bohaterki. (Uwaga: nikt się nie domyśli). Najwyżej powstaną cztery raporty, pięć prezentacji i sześć pretensji – i żadna nie trafi w sedno.
• Słuchać – naprawdę słuchać, a nie tylko kiwać głową jak na Teamsach, gdzie wszyscy wyglądają, jakby wiedzieli, o co chodzi. (Nie wiedzą. Jeden sprawdza maile, drugi koszyk w Lidlu online, a trzeci patrzy na własne odbicie w kamerce).
• Rozumieć kontekst – bo „ASAP” dla Ani oznacza „za pięć minut”, a dla Tomka „do końca dnia”. Dlatego, jeśli tego nie ustalicie, Ania przeżyje małą apokalipsę nerwową, a Tomek spokojnie zdąży kupić pomidory, chleb i jeszcze wrócić z obiadem.

I właśnie dlatego rodzą się biurowe apokalipsy: kalendarze zapchane callami, które niczego nie wyjaśniają, maile z „wracam do tematu” i do tego cisza przy kawie cięższa niż plik Excela z makrami.

Pokoleniowy kocioł – czyli dlaczego emoji to nie zawsze „ok”

W jednym biurze (albo w jednym kanale na Teamsach) spotykają się dziś cztery pokolenia. Brzmi jak początek żartu: „Boomer, X i Zoomer wchodzą do windy…”. Tyle tylko, że zamiast śmiechu mamy raczej mieszankę czterech języków, które niby są polskim, ale tak naprawdę wymagają tłumacza.

• Boomer – najlepiej zadzwoni, bo przecież „rozmowa telefoniczna to jedyna prawdziwa komunikacja”. Napiszesz coś na czacie? Oddzwoni, żeby spytać: „A co miałaś na myśli?”.
• Generacja X – motto: „Dajcie mi spokój, zrobię swoje i będzie dobrze”. Mail? Może być. Spotkanie? Jedno wystarczy. Call co drugi dzień? Już słychać westchnięcie, które mówi więcej niż cały raport.
• Millennial – mistrz struktury i notatek. Zorganizuje call, spisze ustalenia w Google Docs i dorzuci mema, żeby atmosfera nie była zbyt sztywna.
• Zoomer – emoji, GIF i voice note to ich Esperanto. Mail na trzy akapity traktują jak lekturę szkolną – niby można, ale po co się tak męczyć?

A co z Alfami? Na razie ich największe doświadczenie zawodowe to wybór skina w Minecrafcie 😉. Jednak już za kilka lat wejdą na rynek pracy jako pierwsze pokolenie wychowane na AI i hybrydowej rzeczywistości. Ich CV? Najpewniej TikTok z filtrem psa – i tak, rekruterzy będą musieli nauczyć się to czytać.

W rezultacie niby wszyscy mówią po polsku, ale w praktyce to tak, jakby wrzucić do jednej windy boomera, X-a, millennialsa i zoomera i kazać im zaplanować projekt… bez tłumacza.

(Tak, uogólniam. Ale wiesz, że coś w tym jest 😉).

Konkretne narzędzia zamiast domysłów

Poranny stand up przy kawie

Kwadrans na początek dnia. Każda osoba mówi trzy zdania: co zrobiła wczoraj, co robi dziś i co ją blokuje.
I już. Zero epopei, zero prezentacji w pięciu slajdach. Lepiej stracić piętnaście minut rano, niż potem przez trzy dni bawić się w ping-ponga mailowego z pytaniem: a na kiedy to miało być?  (Wynik tej gry zawsze jest taki sam: wszyscy przegrywają).

Wspólny słownik

ASAP dla jednej osoby to „już” (a nawet szybciej), dla drugiej „przed końcem dnia”. FYI dla ciebie to „przeczytaj”, a dla mnie „nic nie musisz robić”.
Dlatego warto ustalić to raz i koniec dramatów przy kawie. (Kawa w biurze i tak smakuje jak kompromis – nie dokładajcie jej waszych dylematów).

Spotkania 1:1

To nie muszą być suche raporty z projektów. Wręcz przeciwnie, to też przestrzeń, żeby ktoś mógł powiedzieć: „Hej, tonę w tym zadaniu, pomóżcie” albo „Nie wyrabiam, bo pies całą noc wył jak Titanic”.
W końcu człowiek to nie „zasób”, tylko zlepek materii organicznej i silnej woli, która trzyma to wszystko w kupie – najczęściej przy pomocy kawy.

Feedback modelem COIN

• Context: chciałabym wrócić do wczorajszej prezentacji
• Observation: nie użyłaś najnowszych danych
• Impact: oferta wyglądała mniej aktualnie
• Next steps: następnym razem sprawdź folder z analizami – mogę ci go pokazać

Zero ataków. Jasno, spokojnie, zrozumiale – niezależnie od tego, czy masz 25, czy 55 lat. Nie musisz nawet pamiętać, że to COIN. Wystarczy, że w głowie masz te cztery pytania: o czym chcesz powiedzieć? Co zauważyłaś? Jaki był wpływ? I co następnym razem?

Tablica prawd oczywistych

Jedno spotkanie, na którym spisujecie rzeczy tak banalne, że aż śmieszne – i właśnie dlatego nikt ich nie przestrzega. Na przykład:

• awarie zgłaszamy na kanale #awarie,
• na maile odpowiadamy w 24 godziny,
• sprawy pilne = telefon.
• nie odpowiadamy na pytania przed pierwszą kawą.

Proste? Bardziej się nie da. A jednak to właśnie brak takich oczywistości robi największy chaos. Dlatego Tablica prawd oczywistych działa jak regulamin na basenie: wszyscy wiedzą, że nie wchodzi się w butach, ale zawsze znajdzie się jeden, co spróbuje. I nagle okazuje się, że to właśnie te proste zasady trzymają cały zespół w ryzach – niczym taśma klejąca, bez której wszystko by się rozpadło.

Ćwiczenie na dziś – 3 minuty słuchania

Usiądź z koleżanką (albo z mężem – efekt bywa jeszcze ciekawszy 😉).

• Jedna osoba mówi przez minutę o czymkolwiek: projekcie, psie, który zjadł kapcie, albo o tym, że kawa w biurze smakuje jak woda po parówkach.
• Druga tylko słucha. Bez przerywania. Bez „a ja też!”. Zero wtrąceń, zero dygresji.
• Potem powtarzasz własnymi słowami to, co usłyszałaś.

Niby banalne, a jednak odkrywcze. Bo nagle okazuje się, że połowa treści w normalnej rozmowie ucieka – bo już układasz odpowiedź, zastanawiasz się, czy zdążysz po zakupy, albo myślisz, czy w lodówce został jeszcze hummus. Dlatego sama spróbuj, a przekonasz się, że „naprawdę słuchać” to jedno z najtrudniejszych i najcenniejszych ćwiczeń w komunikacji.

Podsumowanie – 3 rzeczy do zapamiętania

1. Telepatia w pracy nie działa – w zespole liczy się rozmowa.
2. Słuchanie jest równie ważne jak mówienie – a czasem nawet ważniejsze.
3. Różnice pokoleniowe nie muszą dzielić – mogą być waszym wspólnym językiem.

Proste? Tak. Ale proste rzeczy są zwykle tymi, które najtrudniej wdrożyć.

Pytania do ciebie

• U was w zespole „ASAP” to ile? Minuta, godzina, czy może tydzień?
• Z którym pokoleniem najtrudniej ci się dogadać – i dlaczego właśnie z tym? 😉
• Co u was sprawdza się lepiej: mail, call czy emoji? A może coś całkiem innego, jak notatki na żółtych karteczkach albo wiadomości głosowe w windzie?

🎧 Chcesz pogłębić temat słuchania? Zajrzyj do mojego podcastu Jak słuchać, by naprawdę usłyszeć na YouTube | Spotify – tam znajdziesz więcej praktyki niż teorii.
👉 A jeśli wolisz czytać, polecam artykuł Sztuka rozmowy – jak nie zgubić się w relacjach.

Oba pokażą ci jedno: rozmowa to najprostsze i najpotężniejsze narzędzie – w pracy, w domu i wszędzie tam, gdzie spotykają się ludzie (czyli właściwie wszędzie).